sábado, 26 de novembro de 2011

Usando sua agenda - Parte 2

No primeiro post sobre o uso da agenda, falamos sobre como as pessoas utilizam e lembramos que os adultos geralmente as usam para anotar compromissos e tarefas diárias com o objetivo de se organizar melhor e não correr o risco de esquecer algo importante.
“Ah! Mas isso é pra quem tem muitas reuniões, eventos ou compromissos de trabalho...”
Nada disso!! Todo mundo tem compromissos ou tarefas, todos os dias, a qualquer hora! Claro que médicos, advogados, administradores, jornalistas, etc. podem estar no topo dos profissionais compromissados, mas isso não quer dizer que você não precise de uma agenda para se organizar e organizar melhor o seu tempo. Até mesmo (e talvez principalmente) uma dona de casa se beneficiaria muito com uma agenda: anotar os dias e horários de levar os filhos ao médico, dia de fazer compras, dias de reuniões na escola, dias de vencimento de contas, tarefas como ligar para o pintor para fazer um orçamento, pesquisar o melhor preço de uma nova TV ou de um ar-condicionado, comprar um presente para a festa de aniversário do final de semana, orientações que devem ser dadas à faxineira... Ufa! Viu como uma agenda é útil?



A associação de uma agenda com a vida profissional é comum, porém, ela não é útil apenas para esse fim. Ela é útil para organizar a vida das pessoas de uma maneira geral e irrestrita, seja no campo profissional, pessoal, familiar ou social. E se pararmos para pensar em todas as tarefas e compromissos que temos em todos esses campos, a lista pode ser enorme!
Sendo assim, separei algumas dicas para ajudar quem usa ou quer começar a usar uma agenda no seu dia a dia. Vamos a elas:
  •  Sua agenda é o seu roteiro de atividades diárias, portanto, anote todo e qualquer tipo de compromisso, evento, tarefa, etc. Se você não anotar, não vai adiantar ter uma agenda para ajudá-lo, certo?
  • Para facilitar as anotações constantes, deixe a agenda sempre por perto! Na bolsa, na mesa, perto do telefone, no carro... Enfim, acostume-se a deixá-la acessível.
  • Defina prioridades para suas tarefas: o que deve ser feito primeiro e o que pode ser deixado para o final do dia? Se não der pra fazer todas as tarefas, quais podem ser adiadas? E se sobrar um tempinho, posso adiantar alguma tarefa? Você pode classificar essas prioridades em 1°, 2° e 3° ou criar símbolos. A vida muda a todo instante e imprevistos acontecem, portanto, dificilmente você conseguirá cumprir tudo o que planeja. Por isso é importante manter sua agenda sempre por perto, assim você faz as alterações necessárias no decorrer do dia.
  • Escolha um horário para olhar a agenda e planejar o seu dia. Esse horário pode ser de noite ou de manhã cedo. Assim você já saberá o que fazer primeiro de acordo com as prioridades.
  • Caso não tenha cumprido uma tarefa no dia em que previa cumpri-la, não se esqueça de transferi-la para o dia mais apropriado.
  • Ao anotar um compromisso, anote também seus preparativos de acordo com a antecedência necessária.
  • Sempre que olhar a agenda e tiver um tempinho a mais, dê uma folheada nos dias seguintes para saber se tem alguma tarefa que se faz necessária de acordo com os compromissos futuros e que você tenha esquecido de planejar. Por ex: você tem que fazer uma apresentação numa reunião de setor daqui a três dias. Está tudo pronto, mas convém dar uma olhada no equipamento de apresentação um dia antes, né? Anote isso no dia anterior então.
  • Quanto aos contatos e telefones, mantenha uma lista completa no computador ou em uma agenda telefônica separada. Deixe para colocar na agenda atual apenas os que você precisar com mais frequência, pois como as agendas são anuais, todo ano você vai ter que ficar transferindo esses contatos para a nova agenda e isso dará muito trabalho!
Bom, essas são algumas dicas de como você pode fazer um bom uso da sua agenda para aumentar sua produtividade ou para ganhar mais tempo - que você pode gastar com coisas que não precisamos anotar na agenda, como dormir até mais tarde, ver um filminho na TV, ficar com a família, ler um bom livro... rs.
E você? Como usa sua agenda? Ou não usa? Ou tem outra forma de organizar seus dias? Compartilhe sua experiência!
Beijo.

Nenhum comentário:

Postar um comentário

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...